La dématérialisation des documents représente une solution que de plus en plus d’entreprises choisissent. Cela s’explique par tous les avantages que cette dernière peut offrir. La signature électronique est une étape importante à mettre en place dans le cadre de la dématérialisation. Apposer une signature numérique n’est pas à la portée de tous. En effet, émettre cette dernière exige des conditions spécifiques et surtout de suivre quelques règles de base. Mais comment et pourquoi apposer la signature électronique ? 

Les paragraphes ci-dessous vous livrent les réponses à cette question. 

Comment émettre une signature numérique ? 

La signature numérique est, comme celle classique et manuscrite, un moyen de valider un document. La différence repose sur le fait que vous n’avez pas à imprimer tous les documents pour pouvoir les signer. Pour mettre en place une signature numérique, il est indispensable d’avoir un certificat spécifique également numérique. Ce dernier est mis en place par une autorité compétente et fiable qui peut être gouvernementale ou non. 

SI vous souhaitez savoir comment apposer une signature électronique, il convient de suivre les étapes suivantes :

  • Vous devez tout d’abord, recevoir les documents que vous devez signer. Ces derniers peuvent être envoyés par votre correspondant par email ou par SMS. 
  • Vous devez accepter les conditions générales ainsi que le cryptage.
  • Vous devez ensuite les ouvrir et les lire avant de prendre la décision de les signer ou non. 
  • Il est temps de signer le document sans l’imprimer. Pour cela, vous pouvez utiliser votre souris en effectuant le tracé de votre signature ou encore un pavé tactile ou encore un stylet si vous utilisez votre téléphone mobile. 

Il est essentiel de savoir que sans certificat numérique, la signature que vous émettez n’est pas forcément sécurisée et surtout authentifiée. 

Pourquoi la signature numérique ? 

Se tourner vers la signature numérique peut être avantageux sur plusieurs points essentiels. En effet, en choisissant cette solution, vous pouvez gagner beaucoup de temps et surtout faire des économies d’argent considérables. Cela s’explique par le fait qu’aucune impression n’est nécessaire car les documents sont signés directement en ligne. Cela vous aide alors à ne pas devoir disposer de plusieurs fichiers et surtout de devoir acheter du papier et de l’ancre de manière régulière. L’archivage des documents est également nul grâce à la pratique de la signature électronique. Votre équipe peut alors se consacrer d’avantage sur d’autres tâches plus importantes et augmenter de manière considérable leur productivité. 

Il est également important de savoir que la signature numérique offre une sécurité optimale. En effet, avec le certificat numérique, la vérification des informations sur le signataire est facile. Ce qui vous permet d’authentifier rapidement la signature. De plus, la traçabilité du signataire est également possible car le certificat détient toutes les informations sur ce dernier. Que vous soyez celui qui émet la signature ou celui qui reçoit le document signé, la signature électronique peut être une très bonne solution. 

La valeur juridique de la signature numérique est également identique à celle de la signature manuscrite. Ce qui représente également un point très positif.